Wie funktioniert der digitale Hotel Check-in?

Digitaler Hotel-Check-in? Wir bringen Licht ins Dunkel der vielfältigen Möglichkeiten. Welche Lösungen gibt es zum kontaktlosen Einchecken und welche rechtlichen Vorgaben muss ich als Hotelier beachten, wenn ich meinen Gästen das digitale Einchecken ermöglichen möchte? Wo liegen die Chancen des Online-Check-ins und mit welchen Hürden muss ich rechnen, wenn ich als Hotelier den Check-in digitalisieren möchte? 

Digitaler Hotel Check-in Definition – Was ist das eigentlich?

Egal, ob man es Pre-Check-in, Online-Check-in, digitaler Hotel Check-in oder kontaktlosen Check-in nennt, gemeint ist immer das gleiche: anstatt klassisch an der Hotelrezeption einzuchecken, wird dieser Vorgang ganz oder teilweise online erledigt. Das lange Warten am Front Office wird deutlich verkürzt oder entfällt sogar ganz.

Welche Vorteile bringt der digitale Hotel Check-in?

Wertvolle Urlaubszeit: Während auf Gastseite die Bequemlichkeit und Schnelligkeit als Top-Vorteil im Vordergrund des digitalen Hotel Check-ins stehen, bringt der Online-Check-in auf Hotelseite ein klares Kostensenkungspotenzial mit sich. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels, ist es wichtig, das Personal durch die Digitalisierung und Automatisierung lästiger Administrationsprozesse zu entlasten.

So bleibt mehr Zeit für ein herzliches Willkommen und die Rezeptionsmitarbeiter können besser auf den Gast und seine Wünsche eingehen. Auch Geschäftsreisende profitieren vom Pre-Check-in. Da diese häufig unter Zeitdruck stehen, freuen sie sich besonders über effizient gestaltete Serviceabläufe im Hotel.

Welche Möglichkeiten gibt es für den Online-Check-in?

Der digitale Hotel Check-in bietet viele Vorteile, doch wie kann ein sicherer digitaler Prozess aussehen und wie können die Vorgaben des Bürokratieentlastungsgesetzes III mit technischen Lösungen erfüllt werden? Lassen Sie uns hierzu zunächst die unterschiedlichen Möglichkeiten zum digitalen Einchecken betrachten.

Je nach Digitalisierungsgrad kann man unterschiedliche Stufen digitaler Check-in-Lösungen unterscheiden:

Vorausgefüllter Meldeschein und persönliche Unterschrift (Papier)

  • Der Gast füllt den Meldeschein vorab online aus
  • An der Rezeption unterschreibt der Gast und erhält seine Zimmerkarte

Kontaktloser Check-in über ein Terminal

  • Der Gast füllt den Meldeschein vorab online aus
  • Authentifizierung erfolgt per SCA via Kreditkarte am Tag der Anreise am Check-in-Terminal
  • Automatisierte Keycard-Ausgabe am Check-in-Terminal

Mobile Check-in: Check-in und Zimmeröffnung per Smartphone

  • Der Gast füllt den Meldeschein vorab online aus
  • Authentifizierung per SCA via Kreditkarte am Tag der Anreise nötig
  • Separate App erforderlich
  • Setzt voraus, dass das Schließsystem des Hotels die Türöffnung via Smartphone unterstützt

So funktioniert der digitale Hotel Check-in

Auch, wenn das alles auf den ersten Blick recht kompliziert erscheint, für den Gast funktioniert der Pre-Check-in ganz einfach:

Vorausfüllen des Meldescheins

Vor der Anreise bekommt er eine E-Mail, die einen Link zum Pre-Check-in enthält. Dieser Link kann entweder in der Pre-Arrival-Mail oder als separate Mail vor der Anreise versendet werden.

Bei Klick auf den Link gelangt der Gast zum digitalen Meldeschein. Bequem für den Gast: Hier sind bereits alle, aus der Buchung bekannten Daten, vorausgefüllt. Fehlen noch Informationen, kann der Gast diese nun ausfüllen.

In unserer hauseigenen Pre-Check-in-Lösung speziell für die Suite8 können zusätzlich gleich die Daten der Mitreisenden ergänzt werden. Optional können hier auch Zusatzleistungen oder Extras zur Aufwertung des Aufenthalts hinzugebucht werden. Alle eingegebenen Daten wandern direkt ins Suite8 PMS und werden in der zugehörigen Reservierung gespeichert.

Bei der Anreise muss der Gast an der Rezeption lediglich unterschreiben, seine Zimmerkarte entgegennehmen und kann dann sofort seinen Aufenthalt genießen.

Digitale Unterschrift – SCA-Verfahren

Alternativ zur manuellen Unterschrift vor Ort, gibt es die Möglichkeit, sich bereits beim Online-Check-in digital zu authentifizieren über das SCA-Verfahren (Kreditkarte) oder die elektronische Funktion des Personalausweises.

Nichtsdestotrotz verlangt der Gesetzgeber eine Bestätigung der Identität am Tag der Anreise, sodass entweder die Kreditkartendaten vor Ort verifiziert werden müssen oder aber der elektronische Ausweis mit einem separaten Lesegerät ausgelesen werden muss.

Unsere Meinung: Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben und der daraus resultierenden Einschränkungen ist eine digitale Authentifizierung des Gastes nur dann sinnvoll, wenn der Gast sein Zimmer ohne jeglichen Kontakt zur Rezeption betreten kann. Hierzu ist entweder ein Check-in-Terminal (mit Kartenausgabe) oder eine mobile Türöffnung nötig. Sofern der Gast zur Ausgabe der Zimmerkarten sowieso zur Rezeption muss, ist eine manuelle Unterschrift des vorausgefüllten Meldescheins, nach wie vor, die wirtschaftlichste Methode.

Einchecken am Terminal im Hotel

Eine Stufe weiter in der Digitalisierung geht das selbständige Einchecken am Terminal im Hotel. Hier ist kein Kontakt zur Rezeption mehr notwendig. Nach Online-Ausfüllen des digitalen Meldescheins, erhält der Gast einen persönlichen QR-Code auf sein Smartphone. Diesen muss er vor Ort am Terminal einscannen, das elektronische Identifizierungsverfahren SCA oder eID durchlaufen und er erhält dann seinen Zimmerschlüssel bzw. seine Keycard.

Mobiles Öffnen der Zimmertüren

Je nach Digitalisierungsgrad des Hotels, kann selbst die Zimmerkarte als überflüssig angesehen werden. Der Check-in läuft in diesem Fall komplett über das Smartphone ab und die Hotel- und Zimmertüren lassen sich dann via App auf dem Smartphone öffnen. Zusätzliche Voraussetzung hierbei ist, dass das Schließsystem des Hotels die Türöffnung via Smartphone unterstützt. D.h. eine eventuell notwendige Umrüstung der Schlösser kann zu nicht ganz unerheblichen Zusatzkosten führen. Auch beim mobilen Check-in muss der Gast seine Identität am Tag der Anreise nachweisen.

Experimentierklausel und gesetzliche Vorgaben

Schöne neue digitalisierte (Hotel-)Welt, doch wie ist eigentlich die rechtliche Lage in Bezug auf das digitale Einchecken im Hotel? Und was hat es eigentlich mit der sogenannten Experimentierklausel auf sich?

Lange wurde darum gerungen und viel wurde diskutiert. Das Gesetz für den digitalen Meldeschein wurde endlich konkretisiert: Der Papiermeldeschein kann wegfallen. Ausweisen muss der Gast sich jedoch nach wie vor. Zulässig sind dabei elektronische Identifizierungsverfahren mittels Personalausweis (eID) oder mittels starker Kundenauthentifizierung (Strong Customer Authentification/SCA) über die Kreditkarte.

Und hier wird es dann auch schon wieder kompliziert. Während Gäste zwar durchaus gerne kontaktlos einchecken möchten, ist die Akzeptanz zur Identifizierung via Kreditkarte nicht immer gegeben. Als problematisch erweist sich auch die Tatsache, dass dieses Identifizierungsverfahren nicht bei Geschäftsreisenden funktioniert, bei denen die Firma die Kosten übernimmt. Auch viele ausländische Kreditkarten sind für dieses Verfahren ungeeignet, bei US-Kreditkarten gibt es beispielsweise gar kein starkes Authentifizierungsverfahren.

Im Hotelalltag stellten sich diese neuen Authentifizierungsverfahren also sehr schnell als sehr komplex heraus. Der Bundestag reagierte infolgedessen mit der sogenannten Experimentierklausel. Auf Grundlage dieser Experimentierklausel sollen nun für die Dauer von zwei Jahren Möglichkeiten getestet werden, „die Vorgaben zur besonderen Meldepflicht in Beherbergungsstätten durch innovative Verfahren im Identitätsmanagement zu erfüllen“.

Was so viel heißt wie: Der Weg ist frei zum Testen neuer Methoden für die Gästedatenerfassung. Welche Variante hierbei schlussendlich anerkannt sein wird und sich durchsetzt, bleibt abzuwarten.

Hotel-Check-in digitalisieren? – Unser Fazit

Digitalisierung im Hotel ist wichtig und gerade in Zeiten des Fachkräftemangels absolut notwendig. Digitale Lösungen am Hotel-Empfang unterstützen zudem den Kampf gegen die Corona-Pandemie und sorgen für einen deutlich bequemeren Anreiseprozess. Trotzdem muss man auch hier unterscheiden. Die eine digitale Lösung, die für alle passt, gibt es einfach nicht.

Während ein Check-in am Terminal vielerorts durchaus legitim ist, erwartet der Gast in der Top-Hotellerie nach wie vor eine persönliche Begrüßung an der Rezeption. Es geht nicht darum, jeden  Kontakt zu digitalisieren, sondern vielmehr darum, wie man Gästen mit digitalen Lösungen ein besseres Reiseerlebnis bieten kann und gleichzeitig die Mitarbeiter von lästigen Routinetätigkeiten entlasten kann. Gerne beraten wir Sie zu Ihren individuellen Möglichkeiten zum digitalen Check-in im Hotel.

Digitaler Hotel Check-in für die Suite 8

Unsere hotelsuite GO Pre-Check-in-Lösung wurde zusammen mit erfahrenen Hoteliers entwickelt und bietet einen besonderen Vorteil gegenüber anderen Lösungen. Die Gastdaten kommen direkt aus der Suite 8 und fließen auch wieder in die Suite8 zurück. D.h. Sie bekommen einen wirklich voll integrierten Prozess. So angenehm und komfortabel wie möglich – Für Ihre Gäste und für Sie.

Sie benötigen eine Beratung? Klicken Sie hier, wir sind gerne für Sie da.

 

Weiterführende Links:

Das Bundesmeldegesetz
Digitaler Check-in: Merkblatt der IHA zur Umsetzung des Bundesmeldegesetzes in der Hotellerie