Seit dem 25. Mai 2018 ist sie in Kraft, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie gilt für alle Unternehmen, die ihre Produkte und Dienstleistungen in der EU anbieten und mit personenbezogenen Daten arbeiten. Wir haben Ihnen im folgenden Artikel kurz zusammengefasst, auf welche Punkte Sie achten müssen, wenn Sie DSGVO-konformes E-Mail-Marketing betreiben wollen.*

DSGVO-konform: Von der Newsletter-Anmeldung bis zum AV-Vertrag

Die Newsletter-Anmeldung

Bei der Anmeldung zum Newsletter fängt es an:

• Der Nutzer muss dem Erhalt des Newsletters aktiv und freiwillig zustimmen und dabei über sein Widerrufsrecht informiert werden. Nicht zulässig sind vorausgewählte Checkboxen.
• Keine Knüpfung an andere Leistungen: Es ist unzulässig, Kunden, die einen Kauf tätigen oder sich registrieren, dazu zu verpflichten, sich gleichzeitig in eine E-Mail-Liste einzutragen.
• Als Pflichtangaben dürfen nur notwendige Daten erhoben werden. Notwendig heißt im Falle eines Newsletters, dass Sie lediglich die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld abfragen dürfen. Alle weiteren Daten dürfen nur auf freiwilliger Basis abgefragt werden.
• Dokumentieren Sie die Einwilligung der Empfänger elektronisch (E-Mail-Adresse, Uhrzeit, Datum) – Mit hotelsuite MAIL sind Sie hier auf der sicheren Seite, das übernimmt Ihr E-Mail-Marketing-System ganz automatisch für Sie.
• Die aktuelle Datenschutzerklärung sollte für den Interessenten unterhalb des Newsletter-Anmeldeformulars abrufbar sein, damit er sich informieren kann, was mit seinen Daten passiert.
• Idealerweise nutzen Sie zur Adressgenerierung das Double-Opt-In-Verfahren. Dieses sorgt dafür, dass der Interessent nach dem Absenden des Newsletter-Anmeldeformulars eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhält. Erst das Anklicken des Links bewirkt, dass der Interessent dem E-Mail-Verteiler hinzugefügt wird.

ACHTUNG: Verhindern Sie Kundenverlust! Aus Unsicherheit haben viele Unternehmen Ihre Kunden angeschrieben, um erneut die Einwilligung zum Newsletterversand abzufragen. Dies ist jedoch überflüssig, sofern Sie bereits vorher online oder offline die Einwilligung Ihrer Abonnenten nachweislich und freiwillig erhoben haben.

Die Newsletter-Abmeldung

• Jeder Newsletter muss die Möglichkeit zur Abmeldung In den individuell für Sie gestalteten Newsletter-Templates unseres hotelsuite MAILs ist der Link zur Abmeldung vom Newsletter bereits integriert.
• Bitte beachten Sie, dass seit Inkrafttreten der DSGVO die Empfänger auch verlangen können, dass ihre persönlichen Daten komplett gelöscht Es sollte selbstverständlich sein, dass Sie diesem Wunsch nachkommen. Ein entsprechender Passus in Ihren aktuellen Datenschutzerklärungen sollte auf die Handhabung dieses Falls hinweisen.

Der AV-Vertrag

Auch mit Ihrem E-Mail-Marketing-Dienstleister müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Wir tragen Sorge dafür, dass dieser Vertrag mit der Beauftragung unserer Newsletter-Software hotelsuite MAIL ordnungsgemäß abgeschlossen wird.

*Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung darstellt. Wir übernehmen keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen